Nadzór archiwalny

Nadzór archiwalny

Nadzór archiwalny Archiwum Nauki PAN i PAU nad krakowskim Instytutami Polskiej Akademii Nauk wynika z powierzenia Polskiej Akademii Nauk przechowywania materiałów archiwalnych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dokument powierzenia z dnia 6 marca 2002 r. wydany przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, znak WOU-56-1/02). Archiwum Nauki prowadzi pełną dokumentację każdego z archiwów zakładowych, przechowując w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję.

Ustalanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w porozumieniu z Archiwum Nauki PAN i PAU oraz Archiwum Narodowym w Krakowie:

  1. Instytut przesyła do Archiwum Nauki PAN i PAU projekt przepisów kancelaryjno-archiwalnych w dwóch egzemplarzach, których treść jest analizowana i wraz z opinią Komisji Archiwum Nauki PAN i PAU ds. Archiwalnej Oceny Normatywów
    i Dokumentacji przesyłany jest do zatwierdzenia przez Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie.
  2. Po otrzymaniu pisma Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie uzgadniającego przepisy dyrektor Instytutu wprowadza przepisy kancelaryjne i archiwalne
    do stosowania na podstawie zarządzenia.
  3. Po wydaniu zarządzenia wprowadzającego przepisy w życie przez dyrektora Instytutu należy odesłać do Archiwum Nauki oraz do Archiwum Narodowego kopie ww. zarządzenia oraz kopie wprowadzonych przepisów.

Normatywy kancelaryjno-archiwalne to:

Instrukcja kancelaryjna opisuje szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy
od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania
za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

Instrukcja kancelaryjna określa: system kancelaryjny i definiuje jednolity rzeczowy wykaz akt, podział czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji, zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek, obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek, zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych, formy załatwiania spraw, zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji, zasady podpisywania pism, ustalenia dotyczące wysyłania pism, zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych, zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego, ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych, obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji Instytutu lub jego komórki organizacyjnej.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego reguluje postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego danej jednostki organizacyjnej. Poza tym reguluje: tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania, zasady udostępniania akt, wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego, organizację i zakres działania archiwum zakładowego, warunki lokalowe i wyposażenie archiwum zakładowego, przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym, zasady przeprowadzania skontrum, wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym, przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Nauki PAN i PAU w Krakowie, kontrolę archiwum zakładowego, postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji Instytutu lub komórki organizacyjnej.

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest
o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.

  • Wykaz akt jest konstruowany z zestawu klas w kolejnych rzędach podziału dziesiętnego. Każdy rząd podziału składa się z co najmniej dwóch, a maksymalnie z dziesięciu klas.
  • Ww. podział jest prowadzony aż do utworzenia klasy końcowej, w ramach której rejestruje się sprawy albo grupuje się dokumentację bez wymogu jej rejestracji.
  • Klasy końcowe oznacza się symbolem określającym kategorię archiwalną.
  • Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła klasyfikacyjnego. Hasło klasyfikacyjne może zostać uszczegółowione przez określenie typu dokumentacji przyporządkowanej do tej klasy.
  • Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym jest konstruowany z zestawu cyfr arabskich.
  • Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz organu lub jednostki organizacyjnej.
  • Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, a klasa niższego rzędu zawsze powinna wynikać z klasy wyższego rzędu.
  • W wykazie akt:
    • pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zarządzaniem, sprawami kadrowymi, administrowaniem środkami rzeczowymi oraz finansami;
    • piąta i następne klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zagadnieniami merytorycznymi, do których realizacji organ lub jednostka organizacyjna zostały utworzone.

  • Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „0” do „3” wraz ze wzorem budowy wykazu akt określa załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2019, poz. 246).

 AKTY PRAWNE REGULUJĄCE POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ:

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest to wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania (określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy archiwalnej) upłynął oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek Dyrektora Instytutu składanego za pośrednictwem dyrektora Archiwum Nauki po uzyskaniu zgody dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.

dokumentacji niearchiwalnej instytucji Polskiej Akademii Nauk odbywa się na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz decyzji  nr 31/02  Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w jednostkach i komórkach archiwalnych Polskiej Akademii Nauk. Jednostki organizacyjne PAN uzyskują zgodę dyrektora właściwego archiwum państwowego na   brakowanie   dokumentacji   niearchiwalnej za  pośrednictwem  Dyrektora  PAN  Archiwum  w Warszawie, na podstawie wydanej przez niego opinii w oparciu o:-pismo   dyrektora   instytutu   badawczego   lub   dyrektora   pomocniczej   jednostki   naukowej Polskiej  Akademii  Nauk  do  Dyrektora  PAN  Archiwum  w  Warszawie  o  zaopiniowanie  wniosku  o wybrakowanie dokumentacji,-wniosekdyrektora instytutu  badawczego  lub  dyrektora  pomocniczej  jednostki  naukowejPolskiej   Akademii   Nauk do  dyrektora  właściwego  terytorialnie  archiwum  państwowego, o wybrakowanie dokumentacji,-spisdokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu (załącznik do Wniosku).Jednostki organizacyjne Polskiej Akademii Nauk z siedzibą w Poznaniu przesyłająkompletną dokumentacjędoPAN Archiwum w Warszawie Oddział w Poznaniu, który kieruje zaopiniowane wnioski do Archiwum Państwowego w Poznaniu.Jednostki  organizacyjne  Polskiej  Akademii  Nauk  z  siedzibą  w  Katowicach,Gliwicach, Gołyszu, Zabrzu  oraz  weWrocławiu,przesyłają kompletną dokumentacjędo PAN  Archiwum  w Warszawie  Oddział  w  Katowicach,  który  kieruje  zaopiniowane  wnioski zgodnie  z  właściwością terytorialną, do  Archiwum  Państwowego  w  Katowicach  lub  do  Archiwum  Państwowegowe Wrocławiu

Procedura brakowania

1. Złożenie do dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie za pośrednictwem dyrektora Archiwum Nauki PAN i PAU wniosku o wydanie zgody na brakowanie podpisanego dyrektora Instytutu lub przez osobę upoważnioną (w takim przypadku wymagane jest odciśnięcie pieczęci „z upoważnienia” lub przesłanie upoważnienia jednorazowo– nie ma potrzeby przesyłania upoważnienia za każdym razem, o ile zakres upoważnienia się nie zmienił),
Wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności:

  • nazwę Instytutu;
  • nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;
  •  podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej (informacja zarówno o przepisach obowiązujących w danym podmiocie w momencie powstawania dokumentacji jak i o przepisach, na podstawie których dokonano weryfikacji kwalifikacji archiwalnej akt – jednolity rzeczowy wykaz akt);
  •  określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi dokumentacja niearchiwalna;
  • informację o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej (np. dokumentacja aktowa, techniczna, geodezyjno-kartograficzna, audiwizualna, elektroniczna itp.);
  •  informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących (np. dla dokumentacji aktowej w mb, dokumentacji geodezyjno-kartograficznej w j.inw., mapy, fotografie w j.a.);
  • oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz
    o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje.

Okres przechowywania ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt podmiotu lub kwalifikatorze dokumentacji liczony jest w pełnych latach kalendarzowych począwszy
od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.
Wskazane jest by oceny przydatności dokumentacji dla celów praktycznych podmiotu dokonywali pracownicy merytoryczni komórek organizacyjnych, które ją wytworzyły lub przejęły zadania lub funkcje. W wyniku tych czynności referenci mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. W tym celu można wykorzystać dotychczasowy formularz protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej).

2. Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc (2 egzemplarze spisu).

Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera: pełną Instytutu, pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana, datę i miejsce sporządzenia spisu oraz imię, nazwisko i stanowisko osoby, która sporządziła spis i jej podpis.

Spis zbudowany jest według poniższego schematu:

1. liczba porządkowa,

2. oznaczenie kancelaryjne, stanowiące znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane (jeżeli nie stosowano wykazu akt, należy zamieścić o tym informację, np. brak znaku akt, stosowano system kancelaryjny dziennikowy, nie stosowano wykazu akt),

3. sygnatura archiwalna, a jeżeli nie była stosowana – informację, że spis powstał z natury. Sygnatura archiwalna jest to numer spisu łamany przez numer pozycji w spisie. W przypadku ujęcia w jednej pozycji spisu na brakowanie teczek o różnych sygnaturach archiwalnych należy je kolejno wymienić np. 2/1, 3/1, 5/3 itd.),

4. tytuł jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule,

5. daty jednostek,

6. liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu, np. w przypadku dokumentacji aktowej należy podać liczbę teczek (tomów), ksiąg, poszytów,

7. uwagach, w szczególności należy zamieścić informacje o: rodzaju dokumentacji lub nośnika, zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach dokumentacji  lub
o większym zakresie czasowym (poprzez podanie sygnatur archiwalnych jednostek,
w których zachowano dokumentację), należy uszczegółowić zawartość jednostek (tj. podać rodzaj akt i spraw).

Dodatkowo:

• spis sporządza się oddzielnie dla każdej jednostki organizacyjnej, która wytworzyła akta, będące przedmiotem procedury brakowania,

• w obrębie jednego spisu zalecane jest wyróżnianie komórek organizacyjnych,
z których akta pochodzą,

• w ramach komórek organizacyjnych zaleca się wyszczególnianie teczek w kolejności symboli klasyfikacyjnych wynikających z jednolitego rzeczowego wykazu akt,

• w spisie akt brakowanych lub przeznaczonych do ekspertyzy teczki z aktami jednego rodzaju (o tym samym tytule) umieszcza się pod jedną pozycją.

• osoba sporządzająca spis zobowiązana jest do sprawdzenia zawartości teczek aktowych w celu: uzupełnienia opisu tytułów jednostek informacją o rodzaju akt i spraw w nich występujących, weryfikacji prawidłowości określenia dat skrajnych dokumentacji, weryfikacji prawidłowości kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

Poza tym:

W przypadku spisów dokumentacji technicznej w rubryce „tytuł jednostki” wpisujemy „nazwę obiektu, lokalizację i tytuł projektu”, natomiast w rubryce „uwagi” pozostałe dane: „sygnatura dokumentacji technicznej, branża, stadium, nazwisko projektanta, data projektu”. Wskazane jest by w przypadku dużej ilości dokumentacji sporządzać odrębne spisy dokumentacji technicznej. W przypadku niewielkiej ilości można łączyć dokumentację aktową i techniczną w jednym spisie na brakowanie. Brakowanie dokumentacji elektronicznej i geodezyjno-kartograficznej z zasobu geodezyjno-kartograficznego należy przeprowadzać w oparciu o odrębne przepisy.

3.Dyrektor Archiwum Narodowego wydaje zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę i odsyła zgodę wraz z jednym egzemplarzem spisu dokumentacji brakowanej do wnioskodawcy. Zgoda zawiera w szczególności: informację
o wniosku, którego dotyczy zgoda, charakterystykę dokumentacji zawartej we wniosku (rodzaj dokumentacji, okres, z jakiego pochodzi dokumentacja, rozmiar wyrażony w sposób właściwy dla danego rodzaju dokumentacji), a także potwierdzenie, że dokumentacja nie stanowi materiałów archiwalnych oraz informacje o dokumentacji wyłączonej z brakowania.

Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej Archiwum Narodowe uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany do jej uporządkowania oraz do sporządzenia nowego spisu zdawczo–odbiorczego, który rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych. Po wyrażeniu zgody na zniszczenie akt przez Archiwum Narodowe, archiwista dokonuje przekazania akt do zniszczenia. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej powinno zostać potwierdzone (protokół
ze zniszczenia akt, poświadczenie zniszczenia, certyfikat zniszczenia etc.). Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywana jest przez archiwum zakładowe.

Archiwum Narodowe w Krakowie oraz Archiwum Nauki może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną dokumentacji proponowanej do zniszczenia i zmienić kwalifikację archiwalną akt. Dyrektor Archiwum Narodowego może odmówić wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełniają wymogów, o których mowa w § 9 ww. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia
20 października 2015 r., wskazując jednocześnie przyczyny odmowy oraz wydając odpowiednie zalecenia. Przyczynę odmowy może stanowić także zmiana kwalifikacji archiwalnej dokumentacji. Dodatkowo może wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi wątpliwości, przedstawiając zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją.

Podstawy prawne brakowania dokumentacji:

YouTube